איום הקורונה מעמיד בפני הנהלת הרשות, אתגרים ייחודים בתחום ניהול תהליכי עבודת הרשות, נוכח הנחיות ותקנות החירום המתחייבות מהמצב. הנחיות אלה מחיבות התאמה וגמישות תפעולית וחשיבה “מחוץ לקופסה”. ואלה יוצרים, כאמור, אתגרים ניהוליים, אך גם הזדמנויות.
בעבודתנו עם רשויות מקומיות בתקופת משבר זו, אנו רוצים לשתף אתכם במספר תובנות שעלו במהלך פעילות זאת, שכוללות הצעות מעשיות להתמודדות עם המשבר.
להלן מספר עקרונות והמלצות לניהול הרשות המקומית בימים אלה.
עקרונות ותחומי פעולה
רציפות תפקודית
העקרון הראשון במצבי חירום הוא “עיקרון הרציפות” – עקרון שתמציתו – שמירה על שיגרת התנהלות ומתן השירות לצרכי התושב, קרוב ככל האפשר למה שניתן בשגרה, ובהתאמה לאילוצים המתחייבים מהמצב.
לכן, הרשות המקומית צריכה לבחון אילו מהשירותים הקיימים יש לשמר במתכונתם הרגילה, אילו שירותים יש לצמצם כמתחייב מאילוצי המצב, אילו שירותים יינתנו בתצורה שונה או לא יינתנו כלל, ואילו שירותים מתחייבים מהמצב, אך אינם ניתנים בשגרה (כגון אמצעי התגוננות והיגיינה, מזון , תרופות וכד’).
גמישות תפקודית
כפי שנאמר, משבר הקורונה, מחייב “לצאת מהקופסה” ולהתאים את ההתנהלות לאילוצים שהמציאות מחייבת (כגון צמצום מצבת העובדים, עבודה בריחוק בין העובדים, אמצעי מיגון וכד’). לכן, יש צורך להגדיר מחדש את תהליכי העבודה הפנים ארגוניים (בין מחלקות הרשות לבין עצמן) והחוץ-ארגוניים (בין הרשות לתושב)
להלן מספר המלצות (“טיפים”), לניהול שירותי הרשות במשבר הנוכחי:
- עדכון תוכניות העבודה השנתיות, וגזירת הפעילויות לשלושה סוגים של תוכניות- טווח הקרוב (ימים – חודש ), טווח בינוני ( חודש – 3 חודשים), טווח ארוך (3 חודשים עד שנה).
- הכנת נהלים תקנות למימוש היעדים והצרכים העדכניים לעת הזו (יעדים, משימות, אחריות וגורמי ביצוע ולו”ז) והגדרת הדרכים להפצתם לככל מנהלי ועובדי הרשות.
- מעבר לפעילות (ניהול ישיבות, פגישות עבודה וכד’) באמצעות פלטפורמות דיגיטאליות כגון פייסבוק, ווטסאפ, ZOOM וכד’)
- מיפוי גורמי מידע פוטנציאלים, ושאיבה יומיומית של מידע עדכני (לדוג’ אתרי אינטרנט של משרדי ממשלה).
- מיפוי גורמי סיוע פוטנציאלים, בתוך הרשות המקומית (מתנדבים, גמלאי הרשות, עמותות ועוד), וגורמים חיצוניים מחוץ לרשות (אשכול, רשויות סמוכות וכד’).
- שמירת קשר עם העובדים – עדכון שוטף של העובדים בנעשה ברשות והתעניינות כנה בשלומם ובצרכיהם.
- ניוד עובדים – תגבור יחידות שהמציאות יוצרת עליהן עומס רב (רווחה, מוקד) בעובדים של מחלקות פחות עמוסות (גזברות, גביה, הנדסה וכד’).
- רגישות והכלה – גילוי הבנה ורגישות לתחושות ולתגובות חרדה ולחץ רגשי בקרב עובדיו, עקב גודש המידע באמצעי התקשורת על היקף החולים והמתים בארץ ובעולם (לדוג’ – להימנע מאמירות כמו “אין סיבה לפחד”, “סתם מגזימים” וכד’).
- טיפוח תחושת השליחות – הדגשת חשיבות המשך הפעילות שלהם, הן כמתן מענה לצורכי התושבים בשעה קשה זו, והן כטיפוח החוסן של התושבים והרשות בכלל.
- אמפטיה – לשוחח עם העובדים על המצב הרגשי איתו הם נאלצים להתמודד נוכח אי הוודאות שמאפיינת את המשבר, הדרישה להסתגרות בבית , השמועות, הניתוק/הריחוק המשפחתי והחברתי והפגיעה הכלכלית.
לכידות חברתית – יש לעודד ולטפח את הלכידות וגילויי החברות והתמיכה ההדדית בקרב עובדי הרשות.
